Intake en opdrachtformulering - toelichting
Intake en opdrachtformulering
Toelichting op deze fase
Kennis & tips
Als je aan de slag gaat met de communicatie voor een nieuw project of onderwerp, is het belangrijk om eerst duidelijk te krijgen wat de opgave of het probleem precies is. Door goed te doorgronden wat de maatschappelijke opgave is en welke (beleids)oplossingen er (in de maak) zijn, leg je een stevige basis voor je communicatiestrategie en communicatieaanpak.
De eerste stap is het antwoord vinden op de vraag: welk issue, vraagstuk of probleem gaan we aanpakken? Het lijkt logisch om vragen te stellen over wat een onderwerp inhoudt en wat de context is, maar vaak wordt hier te weinig aandacht aan besteed. Als communicatieprofessional kijk je in deze fase naar de opgave vanuit het perspectief van de doelgroep. De opgave zoals de doelgroep die in de echte wereld herkent, is het uitgangspunt. Dit zorgt voor een aanpak die afgestemd is op de omgeving.
Deze vragen helpen je om grip te krijgen op het onderwerp:
- Wat moet er worden aangepakt of veranderd?
- Welk maatschappelijk probleem of vraagstuk willen we oplossen?
- Wat willen we dat er in de buitenwereld is veranderd na het project?
- Wanneer is het doel bereikt en is het project dus geslaagd?
Naast gesprekken met inhoudelijke collega’s kan je voor het beantwoorden van de vragen ook projectplannen, Kamerbrieven en onderzoeken raadplegen.
Benieuwd naar hoe beleidscollega’s beleidsdoelen formuleren? Neem dan een kijkje bij Beleidskompas.
Opgave in kaart brengen
Een handige manier om zicht te krijgen op de opgave en de daaruit voortvloeiende communicatiedoelen is de intake-checklist.
Hierna kan je een debrief opstellen. Hierin vat je samen wat er in de intake naar voren is gekomen en toets je of iedereen hetzelfde beeld heeft van de doelen en gewenste resultaten. Kijk op de pagina Debriefing voor tips voor het opstellen van de debriefing.
Wil je een onderwerp diepgaander leren kennen? Voer dan een SWOT-analyse uit. Op de pagina SWOT-analyse vind je meer informatie over deze analysemethode en wat het je oplevert.
Organisatie van de communicatie
Om een realistische en uitvoerbare communicatiestrategie en communicatieaanpak te kunnen maken, moet je weten welke kaders er zijn voor de personele inzet, de planning en het budget. Met andere woorden:
- Op wie kan je rekenen bij het opstellen én uitvoeren van het communicatieplan?
- Wat kan er worden uitgegeven aan zaken als communicatiemiddelen en bijeenkomsten?
- Welke mijlpalen of deadlines kent het project en hoe ziet de planning er dan uit?
Zeker als er meerdere organisaties of afdelingen betrokken zijn, is het belangrijk om op tijd afspraken te maken.
Wil je meer weten over het inrichten van de communicatie, dan vind je meer informatie op de pagina Inrichten van een projectorganisatie
Steeds vaker worden communicatieopgaven uitgewerkt in teams met mensen van verschillende disciplines. We hebben op een rijtje gezet hoe je zo’n team kan samenstellen.