Inrichten projectorganisatie

Hoe ziet een projectorganisatie eruit?

In een duidelijke projectorganisatie is het van belang dat je benoemt welke partijen welke rol hebben bij het project. Ook bepaal je hoeveel tijd of capaciteit nodig is voor een succesvol eindresultaat. Dit doe je door alle taken en producten op een rijtje te zetten, zodat duidelijk wordt welke expertises je moet betrekken bij de organisatie. Is het uitvoeren van een burgerpanel bijvoorbeeld onderdeel van het project, dan wil je een communicatieonderzoeker aan je project binden. Ga je evenementen organiseren, dan wil je op tijd een speechschrijver aan tafel hebben. De beschrijving van de verschillende expertises en wat hun bijdrage aan het project is, leg je vast in een projectorganisatie.

Wanneer en hoe stel je een projectorganisatie op?

De vuistregel is: hoe eerder je aangeeft wat je nodig hebt voor je project, hoe groter de kans is dat een collega of expert beschikbaar is om met jou samen te werken. Sommige organisaties werken al in interdisciplinaire teams en zijn daarmee ingesteld op projectmatige  samenwerking. Het project op tijd inplannen en afspraken maken over ieders bijdrage, is dan genoeg. In andere gevallen zal je buiten je eigen team mensen moeten zoeken. Zeker bij samenwerkingen tussen verschillende afdelingen of organisaties is het aan te raden om dit op tijd te doen. De collega’s of experts die je hiervoor vraagt, moeten in veel gevallen afstemmen met hun eigen leidinggevende. Hiervoor moeten ze weten wanneer hun bijdrage gaat spelen en hoeveel tijd je verwacht van hen nodig te hebben.

Wat levert een heldere projectorganisatie op?

• Tijdbesparing. Door zo vroeg mogelijk een projectorganisatie in te richten, weet je als communicatieadviseur aan het begin van het proces met wie je aan de slag kan gaan en hoeveel tijd elke partij kan besteden aan het project. Dit bespaart je tijd doordat je niet tijdens de uitvoering op zoek moet gaan naar hulp of dat je te laat bij iemand aan de bel trekt en moet wachten tot hij/zij ruimte heeft voor jouw project.

• Duidelijkheid. Dit overzicht maakt voor alle betrokkenen duidelijk wie waarvoor is aangehaakt; je creëert dus context voor hen.

• Snelle bijsturing. Loopt je planning anders dan gedacht of verandert er iets inhoudelijks? Dan is direct duidelijk wie je over de aangepaste planning moet informeren en met wie je nieuwe afspraken moet maken.

• Eenvoudige verantwoording.  Door een projectorganisatie in te richten, maak je zowel intern als extern de benodigde tijd en capaciteit inzichtelijk. Zodat je hier eenvoudig verantwoording over kan afleggen.