Evaluatie - toelichting

Bij deze fase horen geen specifieke (invulbare) hulpmiddelen. Onderstaande vragen helpen je op weg bij het opstellen van een evaluatie die jou verder helpt in je werk.

Wat is een goede evaluatie?

De definitie van evalueren luidt (volgens de Van Dale): achteraf bespreken om ervan te leren. In de praktijk zijn er veel verschillende soorten evaluaties te vinden. Je kan een dienst of product evalueren, maar ook een aanpak of een samenwerking. Een goede evaluatie nodigt mensen uit om eerlijke feedback te geven en kan waardevolle aanknopingspunten opleveren voor een verbeterslag.

Welke punten zijn belangrijk?

Voordat je aan de slag gaat met een evaluatie, is het goed om de volgende punten na te lopen.

1. Wat is het doel van je evaluatie?

Het lijkt een open deur, maar toch is het een belangrijk punt om het doel van je evaluatie te bepalen. Dit betekent dat je prioriteiten stelt en dus je evaluatie inkadert. Een evaluatie die te open is ingestoken, levert vaak te weinig op. Een evaluatie die juist op elk detail ingaat, kan daarentegen overweldigend overkomen waardoor mensen afhaken. Het is dus de kunst om de inhoud van je evaluatie goed af te stemmen op het geformuleerde doel. Tip: Zorg ervoor dat de bevraagde personen ruimte hebben om aanvullende feedback aan te dragen, waarnaar je niet expliciet vraagt. Dit kan de opbrengst verrijken.

2. Met wie wil je evalueren?

Met je evaluatiedoel in het achterhoofd kan je in kaart brengen wie je om feedback wil vragen. Welke personen/partijen waren voldoende betrokken bij het project en zijn dus in staat om te reflecteren op het onderwerp van de evaluatie? 

3. In welke vorm wil je evalueren?

Afhankelijk van de omvang van de groep met wie je wil evalueren en afhankelijk hoeveel tijd je hebt, kan je kiezen tussen verschillende vormen. Een (online) vragenlijst is handig als het om een grote groep gaat, maar levert in veel gevallen een lage(re) respons op. Het voordeel van een online evaluatie is dat de opbrengst snel in een opgemaakte vorm is in te zien. Interviews daarentegen zijn heel geschikt voor diepgaande evaluaties, maar kosten wel meer tijd om te organiseren en te verwerken. Een combinatie is ook denkbaar. Ga voor jouw traject na wat haalbaar is en waar je het meeste aan hebt.

4. Hoe deel je de opbrengst van de evaluatie en met wie?

Het opzetten en uitvoeren van een goede evaluatie kost tijd. Het is daarom aan te raden om vooraf na te denken hoe je wil omgaan met de opbrengst. Met wie wil je deze bespreken? Welke partijen heb je nodig om eventuele verbeterpunten op te pakken? Betrek deze mensen al in een vroeg stadium. Zo ontstaat draagvlak en kan er tijd en ruimte ingepland worden om de opbrengst goed te bespreken. Parallel hieraan is het ook goed om na te denken over een eventuele terugkoppeling aan de respondenten. Verwacht je dat zij een samenvatting willen zien van de evaluatie? Of willen ze eerder van je horen of je met verbeterpunten aan de slag gaat en zo ja, met welke?

Tips

• Evalueer tussentijds. Evalueren gebeurt vaak aan het einde van een proces, maar het kan ook tussentijds. Dit is vooral raadzaam bij een langdurig traject of bij tussentijdse inhoudelijke of personele wisselingen.
• Benadruk de what’s in it for me voor de respondent. Een reden voor mensen om evaluaties over te slaan, is vaak omdat ze de meerwaarde voor zichzelf niet inzien. Door het doel van je evaluatie helder te formuleren vergroot je de kans dat mensen bereid zijn om hun tijd eraan te besteden.
• Vraag een externe partij. Soms sta je zelf te dicht op het onderwerp om objectief te evalueren. In dat geval kan het een oplossing zijn om een externe partij of een interne partij die verder van het onderwerp afstaat, te vragen om de evaluatie te begeleiden.